Come gestire ordini su Amazon in maniera puntuale

Per chi dispone di un account Seller su Amazon, gestire gli ordini in maniera puntuale, seguendo una timeline definita, diventa fondamentale per soddisfare i propri clienti e avere dei feedback positivi. Un ordine non processato in tempo, e quindi consegnato in ritardo, potrebbe essere causa di recensioni negative e di perdita di clienti. Quando un utente su Amazon effettua un ordine, diventa responsabilità del seller assicurarsi che la persona riceva l’ordine nel periodo di tempo specificato. 

Vediamo quindi quali sono tutti i passaggi da seguire durante tutta la fase di gestione di un ordine su Amazon, dal momento dell’acquisto da parte del cliente finale fino alla consegna del prodotto, e valutiamo qualche possibile consiglio per rendere più efficienti  questi passaggi. 

Fasi preliminari: quando il cliente effettua l’ordine

Nel momento in cui un utente su Amazon aggiunge un prodotto al carrello, procede con il checkout e completa l’acquisto, i termini finali dell’acquisto sono definiti, compresi metodo di pagamento e di spedizione. A questo punto l’ordine è in fase di processazione da parte di Amazon Payments, ma è importante ricordare che il cliente ha ancora due possibilità per annullare l’ordine:

• usando il checkout standard, l’utente ha a disposizione 15 minuti per annullare l’ordine;
• usando invece il metodo 1-Click, l’utente ha a disposizione addirittura 105 minuti per cancellare un ordine già effettuato.

Se il cliente non dovesse disdire l’ordine, a questo punto Amazon avvierà la fase di valutazione dell’ordine e delle informazioni di pagamento dell’utente. Da questa analisi possono scaturire diversi risultati:

• il pagamento è andato a buon fine: quando i dati di pagamento sono stati confermati, Amazon invierà una conferma dell’ordine sia al venditore che al cliente e, a quest’ultimo, spedirà anche le informazioni sulla consegna. La notifica di avvenuto pagamento apparirà invece entro due ore nella sezione “Gestisci i tuoi ordini” del Seller Central del venditore, ma di questo parleremo più dettagliatamente in seguito;
• il pagamento è inizialmente fallito: quando le informazioni di pagamento non possono essere confermate, l’ordine non è andato a buon fine e Amazon si occuperà di inviare una mail all’acquirente invitandolo a completare un’ulteriore azione per elaborare correttamente la transazione. Durante questa fase, Amazon informerà il seller di questa sezione e gli verrà richiesto di trattenere l’ordine fino ad un massimo di 72 ore, fino a che il pagamento non verrà confermato, e l’ordine apparirà come “In Sospeso”;
• il pagamento è fallito: quando le informazioni di pagamento non possono essere confermate e il cliente non procede con un pagamento corretto, Amazon annullerà l’ordine senza avvertire il venditore, il quale però potrà controllare che lo stato dell’ordine sia “Annullato” sul Seller Central.

Fase esecutiva: la gestione dell’ordine

Da qui in avanti, la fase esecutiva di gestione dell’ordine si divide in due macro categorie: 

• se disponi della logistica Amazon (FBA), verrai solamente avvisato della vendita e non dovrai preoccuparti di nient’altro, si occuperà di tutto Amazon;
• se disponi invece della gestione interna degli ordini (FBM), dovrai seguire alcuni importanti passaggi.

Prima di illustrare la timeline di gestione dell’ordine, è fondamentale capire dove poter gestire e controllare il tutto: come accennato in precedenza, tutte le informazioni relative allo stato dell’ordine e ai dati dell’acquirente si possono trovare alla voce “Gestisci i tuoi ordini” del Seller Central. 

Specificato il dove, vediamo invece il come relativo alla gestione degli ordini su Amazon per i Seller con la soluzione FBM:

• quando il pagamento viene confermato, Amazon invierà al venditore una mail con lo stato dell’ordine e i dati di spedizione del cliente;
• il seller dovrà quindi confermare l’ordine sul proprio Seller Central entro 30 giorni dalla ricezione dell’ordine (oltre questo tempo, l’ordine verrà annullato automaticamente) e dovrà valutare le tempistiche di invio in base alle proprie necessità; 
• successivamente, il venditore dovrà occuparsi della spedizione dell’ordine tramite il corriere più appropriato, utilizzando l’indirizzo fornito dall’utente in fase di acquisto. È importante precisare che il venditore non può in alcun modo spedire il prodotto ad un indirizzo diverso da quello notificato;
• infine dovrà notificare la conferma di spedizione, ed è vivamente consigliato di inserire i dati di tracciamento del pacco

Se tutto è andato come previsto, a questo punto il cliente riceverà il pacco; il venditore potrà,a questo punto, chiedere al cliente sia un feedback venditore che una recensione prodotto.  

Fase economica: la registrazione della transazione

Terminata la parte più corposa della gestione di un ordine su Amazon, si passa poi alla parte economica, con la registrazione della transazione. Se il cliente è un privato, si applica la disciplina delle vendite per corrispondenza, le quali:  

• non sono soggette all’obbligo di emissione di fattura, salvo che la stessa sia richiesta dal cliente;
• non sono soggette all’obbligo di certificazione dei corrispettivi mediante il rilascio dello scontrino o della ricevuta. 

Sarà necessario però registrare i corrispettivi giornalieri delle vendite, comprensivi dell’IVA. Questi devono essere registrati entro il giorno non festivo successivo a quello di effettuazione dell’operazione e con riferimento al giorno di effettuazione.

Se il cliente, al contrario, è un’azienda, potrebbe richiedere l’emissione di fattura, e il seller sarà tenuto ad emettere fattura con i dati forniti dal cliente e ad inviarla su richiesta.

Considerazioni

Come si è potuto constatare, gestire gli ordini su Amazon comporta tutta una serie di procedure più o meno articolate e necessita di un controllo puntuale del proprio Seller Central. Inoltre, è necessario essere a conoscenza di alcune prassi tecniche e burocratiche al fine di portare a termine correttamente la gestione degli ordini. 

Per questo motivo, affidarsi ad una agenzia specializzata nella gestione strategica di un account Seller su Amazon potrebbe essere la soluzione migliore, in quanto si eviterebbero errori e ritardi nella processazione degli ordini e soprattutto ci si potrebbe liberare di un’ulteriore incombenza, riacquistando tempo per attività di reale valore per il proprio brand. Una buona proposta potrebbe il nostro pacchetto Amazon Outsource, un programma di gestione completa di un account Amazon.